Materiał na zleceniu: lista, zamówienie, zapas i ewidencja resztek

Koszt materiału to zwykle największa pojedyncza pozycja wyceny instalacji i jednocześnie najbardziej „cieknąca”: brakujące kolanko oznacza dojazd do hurtowni, nadwyżki leżą w busie miesiącami, a zamówione urządzenie okazuje się w innej wersji niż w ofercie. Porządek w materiale nie jest administracją dla samej administracji. Każdy dojazd po brakujący element to płatna godzina, której nikt nie zafakturował.

Zacznij od listy materiałowej

Przed zamówieniem spisz listę wszystkiego, co potrzebne do zakresu z oferty: rury, kształtki, armatura, izolacje, mocowania, uszczelnienia, elementy elektryczne, materiały pomocnicze. Najprostszy sposób to przejść mentalnie przez montaż od początku do końca i zapisać każdy element, z którym będzie się miało do czynienia.

Przydatny układ listy:

Pozycja	Ilość	Jednostka	Dostawca	Cena zakupu	Uwagi

Lista powinna być zgodna z ofertą (zob. Oferta, którą klient zrozumie). Jeśli po oględzinach zakres się zmienił, popraw listę, a nie tylko plan w głowie.

Zapas: ile i na co

Zapas to materiał, który kupujesz „na wszelki wypadek”. Dla elementów tanich i drobnych (złączki, uszczelki, mocowania) zapas ma sens, bo koszt brakującego elementu to dojazd. Dla elementów drogich i trudno zwrotnych (urządzenia, szafki, elementy na wymiar) zapas jest kosztowny, więc lepiej ustalić z dostawcą szybką możliwość dokupienia.

Nie ma uniwersalnego procentu. Rozsądna zasada: większy zapas przy tanich drobiazgach z wysokim ryzykiem braków, mały lub zerowy przy droższych elementach. Wartości warto z czasem dopasować do własnych zleceń, na podstawie ewidencji resztek (poniżej).

Zamówienie i dostawa

Przy większych zleceniach czas dostawy bywa krytyczny. Zanim potwierdzisz klientowi termin:

• sprawdź dostępność kluczowych elementów u dostawcy,
• zapisz numer zamówienia i przewidywany termin,
• ustal, kto odbiera dostawę i gdzie jest składowana,
• skontroluj przy odbiorze zgodność z zamówieniem (ilość, model, stan opakowania), zanim kurier odjedzie.

Jeśli element przyjechał uszkodzony lub w niewłaściwej wersji, odnotuj to od razu na dokumencie przewozowym lub w mailu do dostawcy. Warunki reklamacji i zwrotów zależą od umowy lub regulaminu dostawcy, więc ustal je przed zakupem: w szczególności czy towar sprowadzany na zamówienie może wrócić do hurtowni i na jakich warunkach.

Rozliczenie zakupów ze zleceniem

Zapisuj koszt materiału przy konkretnym zleceniu, nie w jednym worku „materiały”. Wtedy po zakończeniu pracy porównasz plan z wykonaniem:

• Co z wyceny okazało się droższe lub tańsze?
• Które pozycje musiałeś dokupić dodatkowo?
• Jaki był realny narzut względem założonego?

Prosty przykład (założenia ilustracyjne): lista materiałowa zakładała zakup za 3 100 zł netto. W trakcie prac dokupiono elementy za 150 zł, których na liście zabrakło, więc faktyczny koszt zakupu to 3 250 zł. Resztki, które zostały po zleceniu, są warte 90 zł. Wniosek: lista była niekompletna o 150 zł, a realny koszt materiału na zleceniu wyniósł 3 250 − 90 = 3 160 zł, jeśli resztki wykorzystasz na kolejnym zleceniu. Po kilku takich rozliczeniach widać, których pozycji brakuje na standardowej liście.

Ewidencja resztek

Nadwyżki, które trafiają do magazynu lub busa bez zapisu, po paru miesiącach są niewidoczne i kupowane drugi raz. Wystarczy prosty zeszyt lub arkusz:

• Co zostało, w jakiej ilości, ze zlecenia którego klienta.
• Czy materiał został opłacony przez klienta (jeśli klient zapłacił za całość listy, a część nie została użyta, ustal w umowie, co z nadwyżką; najprostsza zasada to rozliczenie według faktycznego zużycia albo zapis, że nadwyżki zostają u wykonawcy w ramach kalkulacji ryczałtu).
• Gdzie leży (bus, magazyn, półka).

Przy wynagrodzeniu ryczałtowym nadwyżki zwykle zostają u wykonawcy, bo cena nie zależy od ilości zużytego materiału. Przy kosztorysie rozliczenie zależy od zapisów umowy. Zapisz tę zasadę w ofercie, żeby nie dyskutować o niej po montażu (zob. Wycena ryczałtowa i kosztorysowa).

Materiał dostarczony przez klienta

Gdy klient kupuje urządzenia lub materiały sam, zapisz w umowie, że dostarcza komplet elementów w ustalonym terminie i że wykonawca montuje to, co zostało dostarczone. Dobrze jest też zapisać, że wykonawca zgłosi uwagi, jeśli widzi, że dostarczony element nie nadaje się do zamierzonego użycia. Konsekwencje prawne materiału dostarczonego przez zamawiającego dla odpowiedzialności za wady opisuje artykuł Rękojmia i gwarancja przy pracach instalacyjnych.

Lista kontrolna

1. Czy lista materiałowa jest zgodna z ofertą i kompletna?
2. Czy zapas jest większy przy tanich drobiazgach i mały przy drogich elementach?
3. Czy znam warunki zwrotu i reklamacji u dostawcy przed zakupem?
4. Czy sprawdzam dostawę przy odbiorze?
5. Czy koszt materiału zapisuję przy konkretnym zleceniu?
6. Czy prowadzę ewidencję resztek?